Ay sonlarında Genel Müdürlüğe gönderilmesi icap eden tapu senedi ve ipotek belgesi örneklerinin bazı tapu idarelerince biriktirilip bir kaç aylığı birden, bazılarınca da eksik ve tasdiksiz olarak gönderildikleri anlaşılmıştır.
Vaktinde gönderilmeyen bu belgelerin herhangi bir yangın vesair afetlerle yok olması ve bu yüzden vatandaş haklarının ziyaa uğraması tehlikesi mevcut olduğu gibi, eksik ve tasdiksiz gönderilenlerde fuzulü yazışmalarla memurlarımızın mükerrer mesai sarf eylemelerini ve ayrıca posta ücreti ödenmesini gerektirmektedir.
Bunlardan başka, sözü edilen belgeler merkezde tarih esasına göre 250-300 adedi bir arada ciltlenmekte ve bilâhare münakele ve tahavvülât işlerine girişilmektedir ki gecikme ve eksiklikler bu işlerinde zamanında yapılmasına engel olmaktadır.
Bu konuda muhtelif tarihlerde yapılan müteaddit tamimler hilâfına kendi görüş ve anlayışlarına göre harekette ısrar eden memurların diğer işlerde de aynı şekilde ihmal ve dikkatsiz davrandıklarından haklarında takibat icra etmek hususunda müfettişlere gereken direktifler verilmiştir.
Bundan böyle bu belgelerin sureti tanzim ve irsalinde aşağıda gösterilen hususlar tamamen gözönünde bulundurulacak ve harfiyen tatbik olunacaktır.
1- Genel olarak:
A) Senetler günü gününe, akit ve tescili müteakip yazılacaktır. Muameleler de herhangi bir değişiklik yapılması veya tamamen vaz geçilmesi muhtemel bulunduğundan, evrakı matbua israfının önlenmesi için önceden senet yazılmıyacaktır.
b) Senetler, mutlak surette yazı makinelerinde ve son derece dikkat ve itina ile yazılacak ve sütunlar dışına çıkılmayacaktır. Yazılış sırasında vukua getirilen hatalar lastikle silinmiyerek nizamnamenin vaz ettiği esaslara uygun şekilde kırmızı mürekkeple çizilip (…….) içerisine doğrusu yazılarak mühür ve imza ile tasdik olunacaktır.
c) Senetler, kopyalı olarak yazılacak, aslı merkeze gönderilerek kopyası sahibine verilecektir.
d) Merkezde icra edilen münakale ve tahavvülât işlemlerinin sürat ve suhuletle yürütülmesi ve herhangi bir tereddüdü mahal bırakılmamasının temini için geldi ve gitti sütunlarına yazılacak tarih ve numaralar sıhhatli ve okunaklı bir şekilde yazılacaktır.
Yeni siciller üzerine yapılan muamelelerde de bir evvelki malikin iktisap tarihi ve yevmiye numarası gösterilecektir.
e) Senetler, ay sonunda toplanıp yevmiye defteri tutulan mahallerde yevmiye tutulmayan yerlerde ise zabıt defteriyle karşılaştırılıp eksikleri ikmal edildikten sonra yetkili muhafız ve memurları tarafından soy adlarıyla sicil numaraları yazılarak imza ve resmî mühürle tasdik olunacaktır.
2- Yukarıdaki tarifat dairesinde tanzim ve tasdik edilen belgeler tapu kütükleriyle zabıt defteri üzerinde yapılan işlemler olmak üzere iki kısma ayrılacak bunlardan:
a) Yeni sicillerdeki senetler yevmiye numarasına göre sıraya konulup fotoğraf yapıştırılmasına mahsus sütuna her ay birden başlanılmak üzere teselsül eden numara koymakla beraber, ilk ve son numarayı taşıyan senetlerin sütununa ayrıca (….. ay zarfında ……adet senet tanzim olunmuştur) ibaresi yazılarak imzalanacaktır.
b) Bir yerde hem kütük hem de zabıt defteri tutuluyorsa bu meşruhat yeni siciller hakkında yukarıdaki tarifata göre zabıttakiler için zabıt defterindeki son numara yazılacaktır.
Ayrı ayrı zabıt defteri tutulan yerlerde ise (Cilt numaralı: Defterle muamele yapılmıştır) şeklinde yazılacaktır.
3- İpotek belgelerinin tanzimi:
Medenî Kanunun 796 ncı maddesine göre, tesis edilecek olan ipotekler muhtelif surette icra edilmekte olmasından tesis gayesinin kolaylıkla anlaşılması ve sicillerinin kolaylıkla tutulabilmesi için aşağıda gösterilen hususlara riayet olunacaktır.
a) Matbualarda görülen sütunlar eksiksiz olarak doldurulacaktır.
Şayet alâkalıları tarafından dermeyen edilmeyen hususlar olursa ait olduğu sütunlar boş bırakılmayıp (yok) diye gösterilecektir.
b) İpotek derece ve sıralarında herhangi bir yanlışlığın yapılmaması için kütük tutulan mahallerde sıra hanesine ipoteke tahsis olunan (harf) yazılacaktır. Kanunî ipoteklerde bu harf (K) olarak gösterilecektir.
c) Mükaddem derece mahfuz kalmak suretiyle tesis olunacak ipotekler için (mahfuz serbest) dereceler için başkaca belge doldurulacaktır.
d) İpotek, ne gibi bir alacağın temini için tesis edilmiş ise belgenin arkasına özet olarak yazılacak ve imzalanacaktır.
e) Birinci maddenin D fıkrası bu belgelerin tanziminde de tatbik olunacaktır.
4- Terkin cetvelleri:
Merkezde eski ve yeni siciller üzerindeki tahavvülât işleri ayrı ayrı yerlerde icra edilmekte bulunduğundan şimdiye kadar düzenlenip gelen cetvellerden lâyikiyle istifade temin edilmediği gibi, aksine birçok karşılıklara sebebiyet verilmektedir. Bu sebeplerden ötürü badema yeni ve eski siciller için ayrı ayrı cetvel doldurulacaktır.
Bunlardan:
a) Zabıt defterleri üzerinde yapılan terkinler eskisi gibi yazılacaktır.
b) Ayrı matbualar gönderilinceye değin yeni sicillerdeki terkin işlerinde kullanılacak bu cetvellerde terkin edilen ipoteğe ait “harf” borç miktarı sütununa (A.B.C.) şeklinde gösterilmekle beraber terkin tarihi altında da yevmiye numarası konacak ve düşünceler hanesine, mahalle, köy ve sahife numaraları yazılacaktır.
c) Borç miktarının bir kısmının ödenmesi, faizlerin artırılıp indirilmesi, müddetin uzatılması gibi mulâhazata yazılacak hususlar hakkında ayrıca ipotek belgesi düzenlenecektir.
5- İrsaliyelerin doldurulması:
a) Doldurulan tapu senedi ipotek belgesi ve terkin cetveli eski ve yeni sicillere ait olmak üzere muhtelif sütunlarında ayrı ayrı rakamlar halinde gösterilecek ve sütununa da ayrıca yazılacaktır.
b) İrsaliyeler yalnız bu belgeler için istimal olunacak sair işlerde kullanılmayacaktır.
c) İrsaliyelerde silinti ve kazıntı yapılmayacaktır. Şayet yanlışlık yapılmışsa doğrusu yazılıp ayrıca tasdik olunacaktır.
d) İrsaliyelerin cilt ve sahife numaraları teselsül ettirilecektir.
e) Bu suretle doldurulacak irsaliye, müteakip ay içerisinde senetlerle birlikte postaya verilmiş olacaktır.
Belirtilen hususlara dikkat ve itina gösterilmesinin teminini ilişikte sunulan (…….) adet genel yazının iliniz merkez ve mülhakatındaki tapu ve kadastro idarelerine tebliğini saygıyla rica ederim.
Genel Müdür
